Blue Ocean Global Technology entrevista a David Sonntag | Fundador y director ejecutivo de Decibel Events

Océano Azul: Cuéntanos un poco sobre ti y tu trayectoria profesional.

David Sonntag: Soy David Sonntag, fundador y director ejecutivo de Decibel Events. Decibel Events es una empresa de producción y gestión de eventos que gestiona festivales, conciertos, mítines políticos presidenciales, ferias corporativas y eventos generales. Comencé mi carrera en una empresa de relaciones públicas llamada Fleishman-Hillard y luego encontré mi pasión en la producción y gestión de eventos, lo que me llevó a crear Decibel Events en 2007. En este momento, tengo más de 20 años de experiencia en producción y gestión de eventos, logística de eventos presidenciales y relaciones públicas, lo que me ayuda a crear eventos bien planificados y bien estructurados. 

Océano Azul: ¿Cómo es un día típico en tu vida?

David Sonntag: Cuando estoy en preproducción, mis días siempre están meticulosamente planificados, principalmente porque cuanto más orientados a los detalles estemos, más fluido será todo el proceso de gestión de eventos. Esto es especialmente cierto para los eventos al aire libre, ya que tenemos que crear todo desde cero. Tenemos que encargarnos de todo, desde la electricidad hasta las tiendas de campaña, los escenarios y los baños. Todos los elementos deben crearse y configurarse físicamente. Sin embargo, si está previsto que el evento se celebre en un hotel o en un centro de convenciones, el proceso puede ser más sencillo y rápido. Esto se debe a que la mayor parte de la infraestructura ya está instalada. Por tanto, podemos centrarnos en construir los elementos escénicos y la configuración audiovisual. Estar en el lugar es, cuanto menos, una experiencia intensa. Tu día está centrado en colaborar con el equipo para la perfecta ejecución del evento. Una planificación previa exhaustiva es especialmente importante en nuestro negocio, ya que nos brinda la capacidad de manejar situaciones inesperadas con facilidad, garantizando que el evento se desarrolle sin problemas.

Uno de los elementos más satisfactorios de mi trabajo es ver cómo el evento que habíamos planeado se cierra con éxito. Ver las caras emocionadas del cliente o de los asistentes’ después de disfrutar de un evento, festival o conferencia exitoso hace que valga la pena al final de días y días de trabajo duro de nuestros equipos’.

Blue Ocean: ¿Cómo han influido tus experiencias como líder empresarial en la producción de medios en tu forma actual de ser como persona y como profesional?

David Sonntag: Uno de los aspectos más importantes de mi trayectoria profesional fue reconocer el hecho de que el aprendizaje es un proceso interminable. Reconozco que hay muchas cosas de las que no tengo conocimientos especializados, así que trato de aprender siempre que sea posible. Creo que uno sólo puede crecer consistentemente aprendiendo continuamente. Aprendo algo nuevo de mis empleados o miembros del equipo todos los días. Mi trabajo me permite colaborar con los mejores técnicos de la industria, ya sean diseñadores de iluminación, diseñadores de audio, gerentes de producción, directores o show callers. Estas colaboraciones me han ayudado a crecer ya que su experiencia y conocimiento son invaluables.

Ser líder ha influido positivamente en mi vida personal y profesional. No estaría donde estoy hoy sin mi equipo. Cuando digo equipo no me refiero sólo a mi equipo en Decibel sino también a los mentores y autónomos talentosos con los que colaboramos para eventos. Me siento muy afortunado de estar rodeado de personas que tienen una experiencia excepcional en esta industria. Junto con ellos, Decibel crea eventos fantásticos. Nuestro éxito es el resultado de todas sus contribuciones únicas a un evento. Cada día tiene algo único que ofrecer y ese sigue siendo uno de mis aspectos favoritos del trabajo en la industria de producción y gestión de eventos. Todos tenemos algo que enseñarnos—esta es una mentalidad que pretendo mantener durante toda mi vida.

Blue Ocean: ¿Cuál es la única tendencia en la industria que te interesa?

David Sonntag: Hay muchas cosas en la industria que me interesan en este momento.  La IA es un foco enorme, especialmente los modelos de lenguaje grandes como ChatGPT y la IA generativa como Midjourney. Creo que realmente habrá un cambio monumental en la industria en términos de diseño rápido, diseño escénico y video. Al mismo tiempo, también debemos considerar los aspectos éticos de la tecnología, como en qué se entrenó la IA, si ese material tiene derechos de autor, si es propiedad intelectual, etc. Creo que la IA será un elemento increíblemente emocionante y dinámico, pero problemático en la industria, que necesitará una cantidad significativa de desarrollo para funcionar correctamente.

Otra tendencia que me llama la atención estos días es el uso de las redes sociales y cómo está cambiando el diseño de eventos. La gente solía ser parte de eventos para experimentarlo ellos mismos. El proceso de participar en un evento era mucho más interno o personal. Ahora también se trata de hacerle saber a la gente sobre la vida que estás viviendo. Cada asistente a un evento es un usuario de las redes sociales. Comparten fotografías y vídeos del evento en línea. Se ha convertido en un medio importante para compartir información. Así que estamos planeando un evento a través de los ojos de un asistente con un teléfono en la mano. Hemos llegado a un punto en el que intentamos involucrar a la audiencia de formas innovadoras. Pedimos a los asistentes que escaneen un código QR, tomen fotografías y las compartan. Estos cambios han alterado la forma en que construimos escenarios escénicos, cómo construimos eventos y cómo se diseñan los gráficos. No creo que muchas empresas se hayan dado cuenta de esto. Todavía optan por métodos más tradicionales. Creen que basta con colocar unas cuantas pantallas aquí y allá y hablar con el público. Pero hemos recorrido un largo camino desde entonces y es el único camino a seguir.

Océano Azul: ¿Cómo te has diferenciado y qué sustenta tu éxito?

David Sonntag: Hemos diferenciado Decibel tratando de comprender el propósito detrás de los eventos que creamos. La mayoría de las empresas de gestión de eventos, compañías de producción o casas de alquiler simplemente responden al cliente sin tener en cuenta el propósito o la intención del evento. Es posible que le pregunten cuántas pantallas deben configurarse o cuántos altavoces se requieren. Pero vamos más allá, profundizamos en los detalles.

Intentamos ser más que una simple casa de alquiler que proporciona equipos y material para eventos, sino una empresa de producción y gestión de eventos de servicio completo. Por supuesto, los equipos y pantallas de audio y video (AV) son una parte integral del evento, pero son solo una parte de la ecuación. En Decibel, nos aseguramos de que el cliente comunique eficazmente sus mensajes a través del evento y logre los objetivos deseados.

Tener experiencia en relaciones públicas combinada con mi experiencia adquirida en la planificación de múltiples giras y eventos de medios de relaciones públicas me ha ayudado a tener una perspectiva única sobre la planificación y gestión de eventos. Priorizamos comprender cuáles son los objetivos de nuestros clientes detrás de la organización de su evento. Captamos el panorama completo de las necesidades de nuestros clientes y los guiamos hacia sus objetivos. Nuestro lema “¡Sí, podemos manejarlo!” es un testimonio de nuestro compromiso de satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes’. Creo que esta atención al detalle y dedicación en las etapas de preproducción del evento es lo que nos diferencia de otros competidores en nuestra industria y, en última instancia, sustenta nuestro éxito.

Blue Ocean: ¿Qué es algo único que ofreces a tu cliente?

David Sonntag: Un aspecto único de trabajar con Decibel radica en la dedicación y nuestra atención al detalle en las etapas de preproducción de un evento. Por lo general, los clientes están acostumbrados a contactar entre 30 y 50 proveedores diferentes para mantenerse actualizados sobre el proceso de planificación del evento. Esto puede llevar mucho tiempo y ser abrumador. Sin embargo, en Decibel nos aseguramos de que nuestros clientes tengan un único punto de contacto desde el primer día de planificación del evento. Esto ayuda a reducir la carga para el cliente, ya que el director del proyecto conoce cada detalle relacionado con el evento. El director del proyecto gestiona todas las llamadas (tanto de los clientes’ como de los proveedores’). Disponen de toda la información necesaria sobre el evento haciendo así que el proceso sea fácil, eficiente y fluido.

También adaptamos nuestro enfoque al tipo de evento que tenemos a mano. Por ejemplo, las ferias comerciales, las veladas de gala, las ceremonias de premios de un día o los festivales requieren diferentes conjuntos de habilidades. Aunque cada director de proyecto o productor maneja varios proyectos al mismo tiempo, programamos cuidadosamente las fechas de los eventos. Si bien los productores pueden estar involucrados en varios eventos durante su etapa de preproducción, su atención total estará garantizada durante el evento en sí, asegurando su éxito.

Los clientes también aprecian este proceso; pueden estar seguros de que el evento se está planificando y produciendo con éxito sin preocuparse por los procesos backend. El proceso de planificación de eventos en Decibel está increíblemente orientado a los detalles. Me encanta la organización y la precisión, por eso esta industria me conviene perfectamente. Tener una hoja de cálculo bien organizada para cada evento es algo que me da una inmensa satisfacción pero también es algo que marca nuestra excelencia. Un proceso de preproducción detallado no sólo garantiza que el cliente tenga una experiencia libre de estrés sino que también nos ayuda a ejecutar el evento sin problemas.

Blue Ocean: ¿En qué se diferencia su experiencia con los clientes gubernamentales de la de otros proyectos que tiene?

David Sonntag: Uno de mis mayores logros fue que Decibel recibió con éxito nuestro cronograma GSA. Lo que significa estar certificado por GSA es que el gobierno ha examinado previamente sus precios, sus experiencias y puede comprarle directamente. Aunque fue un proceso largo, nos abrió las puertas a mayores oportunidades.

Según mi experiencia, trabajar con el gobierno tiene sus desafíos únicos. La RFP (Solicitud de Propuesta) para eventos gubernamentales es compleja porque el gobierno generalmente compra productos que son tangibles y cuyo precio puede ser similar al de herramientas o vehículos. Sin embargo, algo tan abstracto o matizado como la gestión de eventos o la producción es difícil de fijar con precisión. Puedes producir el mismo evento por $100.000 o $10 millones. Todo depende de las expectativas de los clientes sobre el evento. Para asegurar contratos con el gobierno, es necesario lograr un equilibrio entre ser el postor más bajo (y al mismo tiempo ser técnicamente aceptable) y ofrecer el tipo de producción de eventos exitosos por el que Decibel es conocido.

Las presentaciones detalladas del RPF requieren mucho tiempo y esfuerzo y la tasa de éxito del gobierno puede ser baja en comparación con las ofertas privadas o corporativas. Pequeñas diferencias de precios pueden determinar el éxito o el fracaso de una oferta. A diferencia de los RPF privados o corporativos, los RPF gubernamentales no permiten una comunicación sólida ni discusiones adicionales basadas en el presupuesto y el objetivo del cliente. Presentamos ciegamente una propuesta basada en los detalles de la RFP y esperamos lo mejor. Una vez que se aprueba su RPF, el proceso está altamente ordenado y estructurado. Sabes exactamente qué hay que hacer, cuándo entregarlo y cuándo te pagarán.  Por rígido que suene, permite una ejecución fluida del proyecto.

Al trabajar con clientes privados o corporativos, tienes más flexibilidad tanto durante el proceso de licitación como durante el de ejecución. El cliente puede proponer nuevas ideas que resulten en ajustes a lo largo del camino. Este enfoque dinámico contrasta marcadamente con la naturaleza fija de los contratos gubernamentales. Cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas. Si bien la naturaleza rígida de los contratos gubernamentales garantiza una ejecución fluida, la flexibilidad en los proyectos corporativos o privados da como resultado ajustes dinámicos y más espacio para la creatividad.

Blue Ocean: ¿Qué consejo le darías a alguien que recién comienza en el ámbito federal?

David Sonntag: Hay dos consejos que me encantaría dar a una empresa que quiera convertirse en contratista federal. Se trata de ser persistente y tener una atención meticulosa a los detalles. Si bien ser persistente es clave para tener éxito en cualquier proyecto, es especialmente importante cuando se desea trabajar en una contratación gubernamental. Deberá realizar pruebas periódicas a través del sistema SAM y encontrar exactamente lo que necesita. Deberá averiguar los diferentes meses en los que cada cliente puede realizar adquisiciones y cuándo no. Descubrirás que el ciclo de adquisiciones es esporádico—es posible que no encuentres nada que se adapte a ti durante meses seguidos y algunos meses encuentres múltiples oportunidades. Debes ser constante durante los períodos secos.

La atención a los detalles es otra cosa que creo que es vital en el proceso de ser contratista federal. Por ejemplo, recientemente tuve que presentar una propuesta para alquilar un stand para una feria comercial. La RFP de la propuesta tenía 71 páginas. También nos obligó a presentar 13 volúmenes separados a las autoridades. Debes revisar cada detalle y cumplir con las pautas, incluso las más minuciosas que mencionan el formato, el tamaño de fuente y la separación de documentos.  Faltar incluso un detalle menor puede resultar en su descalificación. Es una empresa enorme. Aunque el proceso requiere mucho tiempo, con la experiencia lo haces mejor porque aprendes en qué debes concentrarte.

Océano Azul: ¿Qué consejo le darías a tu yo más joven?

David Sonntag: Un principio fundamental que adopté en Decibel es transformar los acontecimientos de aceptables a excepcionales. Cuando conocemos a un cliente por primera vez, nos aseguramos de conocer completamente sus experiencias con eventos y empresas de gestión de eventos en el pasado. Priorizamos sus necesidades y nos esforzamos por cumplir sus objetivos para el evento. Según tengo entendido, los acontecimientos sólo fracasan porque su ejecución es insuficiente, lo que les impide alcanzar su máximo potencial. En Decibel, nos esforzamos por ofrecer lo mejor en cada etapa —preproducción, ejecución y análisis posterior al evento. Esto garantiza que nuestros clientes obtengan resultados excepcionales respaldados por datos. 

He sido alguien que ha sido simplemente aceptable durante gran parte de mi vida. Marqué todas las casillas e hice lo necesario para que fuera aceptable. Realmente encarné lo aceptable. La fundación de Decibel me ha ayudado a darme cuenta de la importancia de luchar por la excelencia. Tengo la intención de aplicar el mismo principio de convertir lo aceptable en excepcional también en mi vida. Esta es también una lección que espero inculcarles a mis cuatro hijos —que el mínimo esfuerzo en cualquier cosa que hagas no es suficiente, tienes que esforzarte por alcanzar la excelencia. Siempre hay margen de mejora. Siempre hay un momento crucial en el que puedes transformar lo aceptable en excepcional. Así que ese sería mi consejo para mí, que soy más joven: no te conformes con la mediocridad cuando puedes alcanzar la grandeza.

Océano Azul: ¿Qué es algo en la vida por lo que estás agradecido?

David Sonntag: Hay muchas cosas por las que estoy agradecido. Pero estoy muy agradecido por mi esposa. Nos conocimos inesperadamente mientras cada uno de nosotros estaba en un viaje de surf en solitario a Costa Rica. Resulta que estaba en el mismo autobús que ella. También es una emprendedora que está en la cima de su negocio. Verla sobresalir en sus negocios y prosperar en su vida personal, y simplemente estar con la persona que es, me ha inspirado a ser un mejor ser humano. No estaría donde estoy hoy sin su inspiración, su amor o todo su ser. Ella es la persona por la que estoy más agradecido.

Océano Azul: ¿Cuáles son tus pasatiempos o pasiones fuera del trabajo? ¿Qué te gusta hacer aparte del trabajo?

David Sonntag: Disfruto viajar, personal y profesionalmente. Es una de mis pasiones más importantes. Aunque a menudo viajo mucho por trabajo, me aseguro de reservar tiempo para viajes personales. Mi cuñada me convenció recientemente de correr un maratón con ella. Así que ahora mismo estoy entrenando para ello. Otro de mis intereses son las carreras de autos. Me encanta estar al volante y ser espectador. Como tengo cuatro hijos, cada uno de ellos involucrado en diferentes deportes, también soy espectador de MUCHOS deportes: verlos jugar béisbol, sóftbol, voleibol, fútbol y competir en robótica es algo que disfruto muchísimo.

Océano Azul: ¿Cuál es una cita según la cual vives?

David Sonntag: Mi cita favorita de todos los tiempos es una cita de Charles Bukowski. Él dijo: “Estamos aquí para reírnos de las adversidades y vivir nuestras vidas tan bien que la Muerte temblará para tomarnos.”

La cita esencialmente nos pide que vivamos cada día con pasión. Haz que cada momento valga la pena. Vivo mi vida según ello.